Vragen
Er komt best veel kijken bij de organisatie van een activiteit. Soms is het misschien niet helemaal duidelijk welke commissie er verantwoordelijk is voor iets en wie er allemaal in een commissie zitten. Voor de indeling van de commissies hebben we een aparte pagina. Hieronder staat allereerst een stappenplan voor het organiseren van een evenement. Daarnaast staat er een aantal vragen waar je als organisatie van een evenement mee te maken krijgt.
Organisatie event van begin tot eind
Stap 1: Bedenk een leuke activiteit!
Stap 2: Plan je evenement en zorg dat jouw evenement op de jaarkalender en banenplanning komt. Stem dit af met de communicatiecommissie. Lees hier hoe je dat kunt doen.
Stap 3: Zorg ervoor dat de locatie gereed is voor de activiteit. Stem dit af met de clubhuiscommissie (bardienst, sleutels, lichten, verwarming) en parkbeheercommissie en Joop Weijburg (ballen).
Stap 4: Zorg ervoor dat er budget is voor jouw evenement. Soms is er een budget beschikbaar bij jouw commissie en ook kun je inschrijfgeld vragen aan de deelnemers. Stem eventuele sponsoring af met de sponsorcommissie.
Stap 5: Zorg ervoor dat leden zich kunnen inschrijven voor jouw activiteit. Er zijn diverse mogelijkheden. Wil je gebruik maken van de website, nieuwsbrief of Facebook van Rijnhuyse, dan kan dat. Neem hiervoor contact op met de communicatiecommissie ().
Stap 6: Zorg ervoor dat je de locatie netjes achterlaat. Stem eventuele schoonmaak af met de clubhuiscommissie.
Stap 7: Laat alle leden weten hoe leuk de activiteit was. Er is een mogelijkheid om foto’s te plaatsen op Facebook op of de website. Stem dit af met de communicatiecommissie.
Stap 8: Declareer gemaakte kosten bij .
Algemeen
- Ik wil foto's maken tijdens mijn evenement. Mag dat?Je mag altijd foto’s maken. Het publiceren van deze foto’s mag alleen wanneer er geen bewaar is gemaakt door de betrokkenen. Dit geldt vooral voor evenementen waarbij niet-leden betrokken zijn. Aan te raden is om bij inschrijving deelnemers te wijzen op het volgende: “Bij activiteiten van Tennisvereniging Rijnhuyse worden foto’s gemaakt en deze worden gebruikt voor eigen publicatiedoeleinden. Mocht je hiertegen bezwaar hebben, dan dien je dit vooraf kenbaar te maken aan de organisatie van de activiteit. Foto’s die gemaakt worden door Tennisvereniging Rijnhuyse mogen niet zonder toestemming door derden worden gepubliceerd.”
- Ik wil de statuten inzien
Communicatie
- Ik wil een bericht of foto's op de website van Rijnhuyse wil plaatsen. Hoe doe ik dat?Alle commissies hebben een inlog gekregen om zelf berichten te plaatsen op de site. De communicatiecommissie redigeert dit bericht voordat het zichtbaar wordt op de site. Een volledige uitleg vind je hier. Heb je geen inlog, neem dan contact op met de communicatiecommissie.
- Ik wil een bericht in de nieuwsbrief plaatsen. Hoe doe ik dat?Neem contact op met de communicatiecommissie zodat het bericht ingepland kan worden. Iedere twee weken komt er een algemene nieuwsbrief uit waarin plek is voor 4-5 berichten. In de tussenliggende weken komt er een dedicated nieuwsbrief uit waarin er 1 bericht naar een specifieke doelgroep verstuurd wordt. Stem tijdig af wanneer je een bericht wilt plaatsen, dan kan plaatsing gegarandeerd worden.
- Ik wil een mail naar leden sturen. Hoe doe ik dat?Een mail naar alle leden kan verstuurd wordt in een dedicated nieuwsbrief. Neem hiervoor contact op met de communicatiecommissie.
- Ik wil een mail naar deelnemers van een evenement sturen. Hoe doe ik dat?Een mail naar deelnemers van een bepaald evenement kun je zelf sturen zonder tussenkomst van de communicatiecommissie. Let wel op dat je dit doet vanuit een @rijnhuyse.nl mailadressen en dat de adressen van de deelnemers in de bcc staan. Heb je geen @rijnhuyse.nl mailadres, neem dan contact op met de communicatiecommissie. Lees hier hoe je mailadressen in de bcc zet.
- Ik wil een flyer maken. Hoe doe ik dat?Er is een flyer-template beschikbaar waarmee je zelf via Word snel een flyer kan maken. Je kunt deze zelf printen of laten drukken. Wist je dat drukkosten best meevallen? Vaak kun je al voor minder dan 20 euro 50 exemplaren A5-flyers laten drukken. Bijvoorbeeld bij drukland.nl of drukwerkmax.nl. Mocht je vragen of hulp nodig hebben, dan kun je contact opnemen met de communicatiecommissie.
- Ik wil een bericht of foto's op de Facebook-pagina van Rijnhuyse plaatsen. Hoe doe ik dat?De communicatiecommissie plaatst berichten op de Facebookpagina en je kunt berichten bij de communicatiecommissie aanmelden. Ook heeft de organisatie van een een groot evenement toegang tot Facebook. Overigens worden berichten die in de nieuwsbrief staan ook op Facebook geplaatst.
- Ik wil de informatie op de website van Rijnhuyse aanpassen. Hoe doe ik dat?Als er informatie op de site veranderd is dan kun je dat zelf wijzigen. Heb je geen toegang tot die pagina, neem dan contact op met de communicatiecommissie.
- Ik wil een evenement in de activiteitenkalender (op de site) van Rijnhuyse aanpassen of toevoegen. Hoe doe ik dat?Eens per jaar (rond november) vullen alle commissies de activiteiten in voor het volgende kalenderjaar. Hoe je dat doet kan je hier lezen. Zijn er tussentijds wijzigingen, dan kun je die doorgeven aan de webmaster.
Sponsors
- Welke sponsors hebben we binnen Rijnhuyse?Een lijst met alle sponsors kun je hier vinden.
- Hoe is het beleid met betrekking tot sponsoring bij Rijnhuyse geregeld?In het beleidsplan van de sponsorcommissie staat hoe we met sponsors omgaan bij Rijnhuyse.
- Ik wil graag een sponsor benaderen. Mag dat?Voordat je een sponsor benadert neem je eerst per mail of telefonisch (06 53793487: Stefan Peelen) contact op met de sponsorcommissie
- Hoe kan ik de sponsorcommissie bereiken?Je kunt de sponsorcommissie per mail of telefonisch (06 53793487: Stefan Peelen) bereiken.
- Ik wil graag een sponsor benaderen. Mag dat?Voordat je een sponsor van Rijnhuyse vraagt om iets te leveren voor een evenement overleg je altijd eerst met de iemand van de sponsorcommissie. Je kunt contact opnemen via per mail of telefonisch (06 53793487: Stefan Peelen).
- Mag het bedrijf van mijn vader/moeder/zus/oom etc. ons competitieteam sponsoren?Hierbij is het zaak om eerst te overleggen met de sponsorcommissie. Zij bewaken of deze nieuwe sponsor past bij Rijnhuyse. Er zijn diverse sponsorpakketten binnen Rijnhuyse, kijk in het beleidsplan of vraag het aan de sponsorcommissie. Het bestuur zal na het advies van de sponsorcommissie beslissen of het kan.
- Mag er tijdens een evenement overal reclame-uitingen van de sponsor geplaatst/neergehangen worden?De organisatie van het evenement heeft hierover tijdens de voorbereidingen overleg met de sponsorcommissie en de parkbeheercommissie.
- Moet een sponsor aan het beleidsplan voldoen?In principe moeten sponsors voldoen aan het beleidsplan. Een sponsor wil echter steeds vaker maatwerk en daarom wordt er samen met de sponsor gekeken naar de beste oplossing.
- Moet ik zelf een sponsor regelen?De sponsorcommissie is er voor het ondersteunen van sponsorrelaties. Er ligt echter een grote verantwoordelijkheid ligt bij (ouders van) leden zelf. Als sponsorcommissie hebben we een redelijk netwerk, maar als leden met elkaar hebben we een enorm netwerk.
Denk eens na of er in je netwerk mensen zijn die aan een sponsoring willen meewerken. De kans dat een bedrijf wil sponsoren is vele malen groter als er al een relatie aanwezig is. Breng ons met deze mensen is contact en als commissie bespreken we graag alle vormen van sponsoring die mogelijk zijn voor onze club of jouw team.
- Hoe ga ik om met privacy van de deelnemers?Wanneer leden zich inschrijven voor een activiteit moet je alle deelnemers akkoord laten gaan met de privacyverklaring. Je doet dit door een link naar de privacyverklaring op te nemen in de het inschrijfformulier. Lijsten met inschrijfgegevens dienen zo spoedig mogelijk na het evenement te worden verwijderd.
LET OP! Je kunt deze gegevens alleen gebruiken voor het evenement waarvoor leden zich hebben opgegeven. Het is dus niet toegestaan om de lijsten te gebruiken om leden te benaderen voor andere doeleinden of een nieuwe editie van het evenement. Dit geldt voor alle evenementen, dus ook voor toernooien en competities.
Clubhuis
- Ik wil graag dat er bardienst is. Hoe regel ik dat?Die indeling van de bardiensten kun je vinden op afhangbord.nl. Mocht er nog geen bardienst geregeld zijn voor jouw evenement, neem dan contact op.
- Hoe krijg ik toegang tot het clubhuis?Je hebt een sleutel nodig om het clubhuis in te kunnen. Elke commissie heeft een sleutel. Vindt jouw evenement plaats tijdens de aanwezigheid van een normale bardienst, dan is er normaal gesproken geen sleutel nodig. Mocht je problemen hebben met de toegang, dan kun je contact opnemen met de sleutelhouder van die week.
- Wat zijn de regels voor het aanmaken van een bon?
- Een bon kan en mag alleen worden aangemaakt als eerst een geldige spelerspas, rijbewijs of ander geldig identiteitsbewijs wordt ingeleverd.
- De naam van een bon (voornaam + achternaam) moet overeen komen met de spelerspas of identiteitsbewijs.
- Een bon kan alleen op naam van een volwassene worden gezet.
- Hoe betaal ik een bon (in delen)?
- Een bon kan in delen worden betaald. Dat kan met de functie ‘Voorschot’. (Let op! De functie ‘deelbetaling’ is inmiddels geblokkeerd, omdat deze niet flexibel genoeg is). Door de knop ‘Voorschot’ te gebruiken, kan een deelbedrag worden betaald op de bon. Dit kan zo vaak als nodig totdat de bon in zijn geheel is voldaan.
- Een bon of een losse transactie (per ongeluk) annuleren kan inmiddels niet meer. In het uiterste geval, moet bij een issue de clubhuiscommissie worden geraadpleegd voor het oplossen daarvan.
- Een spelerspas of identiteitsbewijs wordt pas teruggegeven als de bon volledig is voldaan.
- Hoe zet ik het alarm uit of aan?Een instructie van het alarm vind je hier. Let op! Je hebt wel een sleuteltje nodig om het alarm aan te zetten. Iedere commissie heeft zo’n sleutel. Mocht je die niet hebben, neem dan contact op met de clubhuiscommissie.
- Kan ik het clubhuis of tennisbaren huren? Wil jij een eigen feest of tennisevenement organiseren, dan kan dat onder bepaalde voorwaarden. Lees hiervoor de regels rondom verhuur.
Park
- Wanneer zijn de banen in de winter bespeelbaar?Ondanks dat onze smashcourtbanen alle seizoenen bespeelbaar zijn, is er een aantal uitzonderingen. Kort gezegd kan je niet spelen wanneer er een ijslaag(je) op de baan ligt. Niet alleen is dat gevaarlijk voor de spelers, het is ook slecht voor de banen. Om duidelijkheid te geven over de winterse omstandigheden waarin je wel en niet mag spelen, staat hieronder een aantal situaties omschreven.Let op! Soms mag de baan (technisch gezien) bespeeld worden, maar is het niet verstandig om dit te doen. Controleer altijd of de baan niet te glad is om te voorkomen dat spelers uitglijden en zich blesseren of bezeren. Tijdens de training zal de trainer, in overleg met de technische commissie, bepalen of de banen bespeelbaar zijn.Wel spelen
- Kale of droge vorst: tennisbaan kan iets harder aanvoelen, maar is bespeling geen probleem.
- Rijp: rijp is witte aanslag die wordt veroorzaakt door het neerslaan en bevriezen van waterdamp in de lucht. Bij rijp mogen de banen bespeeld worden.
Niet spelen- IJzel: ijzel is regen die bevriest zodra het in aanraking komt met een bevroren oppervlak. Dit zorgt voor een ijslaag op de banen. Niet alleen worden de banen dan te glad om op te spelen, maar het is ook schadelijk voor de banen.
- Sneeuw: wanneer er sneeuw op de baan ligt mag er niet getennist worden, omdat je de sneeuw dan in de smashcourtmat trapt en dan kan er een ijslaag ontstaan.
- Opdooi: wanneer het dooit en het dooiwater kan niet weg, dan kan er een ijslaag ontstaan. Door de ijslaag kan het water niet weg. Wanneer er water op de baan blijft liggen, dan mag er niet gespeeld worden. Wanneer er geen water op de baan staat en de baan is verder droog en schoon, dan kan er wel weer gespeeld worden.
Privacy
- Hoe beveilig ik persoonsgegevens die ik van leden heb?Wanneer je persoonsgegevens van leden in jouw bezit hebt dien je hier voorzichtig mee om te gaan. Probeer bestanden zo min mogelijk via mail te verspreiden en bewaar gegevens alleen op een beveiligde drager, bijvoorbeeld een computer of bestand voorzien van een wachtwoord. Ga voorzichtig met het verspreiden van wachtwoorden en verander wachtwoorden regelmatig.
- Wat doe ik wanneer ik een datalek vermoed?
- Hoe ga ik om met persoonsgegevens op de ledenlijst?De ledenlijst is alleen toegankelijk voor leden die een geheimhoudingsverklaring hebben getekend. Wanneer je gegevens van leden wilt hebben, kun je een verzoek indienen via . Er wordt dan bekeken of het verstrekken van gegevens binnen doeleinden valt die in de privacyverklaring zijn omschreven.
- Hoe ga ik om met privacy van nieuwe leden?Wanneer leden zich inschrijven om lid te worden moeten ze akkoord gaan met de privacyverklaring van Rijnhuyse en de privacy verklaring van de KNLTB. Deze zijn beide opgenomen in het inschrijfformulier.
- Hoe ga ik om met privacy van de deelnemers?Wanneer leden zich inschrijven voor een activiteit moet je alle deelnemers akkoord laten gaan met de privacyverklaring. Je doet dit door de volgende tekst op te nemen in het inschrijfformulier: “Ik ga akkoord met de privacyverklaring van de Tennisvereniging Rijnhuyse.” Lijsten met inschrijfgegevens dienen zo spoedig mogelijk na het evenement te worden verwijderd.
LET OP! Je kunt deze gegevens alleen gebruiken voor het evenement waarvoor leden zich hebben opgegeven. Het is dus niet toegestaan om de lijsten te gebruiken om leden te benaderen voor andere doeleinden of een nieuwe editie van het evenement. Dit geldt voor alle evenementen, dus ook voor toernooien en competities.
LET OP! Wanneer je meerdere leden mailt, dan dien je de BCC te gebruiken zodat mailadressen voor andere ontvangers niet zichtbaar zijn. Het verschil tussen ‘aan’, ‘cc’ en ‘bcc’ kun je lezen in dit artikel.
- Hoe gaat Rijnhuyse met beveiligingscamera's om?De camerabeelden worden alleen gebruikt voor bewaking en veiligheid. We hanteren hierbij een strikt privacybeleid. In de eerste plaats stellen we alle bezoekers van het park via verschillende uitingen op de hoogte van het feit dat op het park bewakingscamera’s aanwezig zijn.
In de tweede plaats hebben slechts twee functionarissen toegang tot de opgenomen beelden:
1. De voorzitter van de vereniging.2. Een (door het bestuur gemandateerd) lid van de clubhuiscommissie of parkbeheercommissie.
De camerabeelden worden alleen beschikbaar gesteld bij calamiteiten en/of op verzoek van de politie. Dit verzoek wordt aan het bestuur voorgelegd. Bekijken van de beelden gebeurt in aanwezigheid van de twee functionarissen van de vereniging die daartoe gerechtigd zijn. De beelden worden niet meegegeven, verzonden, gedeeld, geüpload, of afgedrukt. De camerabeelden worden uitdrukkelijk niet voor promotie-, gezelligheids- of andere doeleinden gebruikt.
Bewaren camerabeelden
De camerabeelden worden een aantal dagen bewaard. Indien nodig, kan het bestuur van de vereniging van deze termijn afwijken en de beelden langer bewaren.
Bardienst
- Waarom gaat TV Rijnhuyse nu zo veel aandacht schenken aan het alcoholbeleid?Volgens de Drank- en Horecawet mag je geen alcohol verkopen aan personen onder de 18 jaar en personen waarvan je weet dat ze dit doorgeven aan personen onder de 18 jaar (wederverstrekking). Daarnaast mag je volgens het Wetboek van Strafrecht geen alcohol verkopen en schenken aan personen die in een kennelijke staat van dronkenschap verkeren. Wordt één van deze wetten in het clubhuis overtreden, dan kan de gemeente of de politie hierop handhaven en ervoor kiezen de vergunning voor het verkopen van alcohol in te trekken of een boete uitschrijven . Dit wil TV Rijnhuyse niet ze willen een verantwoord alcoholbeleid nastreven.
- Waarom moeten leden een training volgen over verantwoord alcohol schenken? Omdat elk lid (m.u.v 70 jarigen en leden die hun bardienst hebben afgekocht) bij TV Rijnhuyse bardiensten moet draaien en bij wet is bepaald dat iedereen die zich inschrijft voor een bardienst de wet en regels moet kennen om je mede leden een verantwoord glaasje te schenken. Er zijn nogal wat wettelijke eisen zoals het schenken onder 18 jaar, het schenken van drank als iemand aangeschoten is etc.
- Is het in het clubhuis altijd mogelijk de vergunning te bekijken die de gemeenten heeft afgegeven?In het clubhuis staat een map met alle papieren die noodzakelijk zijn voor het verantwoord alcohol schenken dus ook de vergunning die gemeente verstrekt heeft. Deze papieren zijn noodzakelijk om bij controle van de Voedsel en Waren Autoriteit te tonen.
- Kan ik ook ergens in het clubhuis lezen hoe alles werkt achter de bar?Ja, in het clubhuis ligt of bij het apparaat wat we gebruiken een uitgebreide beschrijving of in een map naast de kassa vindt je de beschrijvingen van de apparaten en vindt je informatie over het afsluiten van het clubhuis.
- Vanaf welke tijd wordt er alcohol geschonken op de club?Er kan alcohol geschonken worden:
- Tijdens de reguliere openingstijden van het clubhuis op ma t/m vrijdag : 19.00 – 23.00 uur
- Tijdens competitie wedstrijden tot 2 uur nadat de laatste wedstrijd van de baan is gekomen.
- Overdag op maandag t/m zondag vanaf 13.00 uur.