Vragen

Er komt best veel kijken bij de organisatie van een activiteit. Soms is het misschien niet helemaal duidelijk welke commissie er verantwoordelijk is voor iets en wie er allemaal in een commissie zitten.  Voor de indeling van de commissies hebben we een aparte pagina. Hieronder staat allereerst een stappenplan voor het organiseren van een evenement. Daarnaast staat er een aantal vragen waar je als organisatie van een evenement mee te maken krijgt.

Organisatie event van begin tot eind

Stap 1: Bedenk een leuke activiteit!

Stap 2: Plan je evenement en zorg dat jouw evenement op de jaarkalender en banenplanning komt. Stem dit af met de communicatiecommissie. Lees hier hoe je dat kunt doen.

Stap 3: Zorg ervoor dat de locatie gereed is voor de activiteit. Stem dit af met de clubhuiscommissie (bardienst, sleutels, lichten, verwarming), parkbeheercommissie (…) en techische commissie (ballen).

Stap 4: Zorg ervoor dat er budget is voor jouw evenement. Soms is er een budget beschikbaar bij jouw commissie en ook kun je inschrijfgeld vragen aan de deelnemers. Stem eventuele sponsoring af met de sponsorcommissie.

Stap 5: Zorg ervoor dat leden zich kunnen inschrijven voor jouw activiteit. Er zijn diverse mogelijkheden. Wil je gebruik maken van de website, nieuwsbrief of Facebook van Rijnhuyse, dan kan dat. Neem hiervoor contact op met de communicatiecommissie (nieuws@rijnhuyse.nl).

Stap 6: Zorg ervoor dat je de locatie netjes achterlaat. Stem eventuele schoonmaak af met de clubhuiscommissie.

Stap 7: Laat alle leden weten hoe leuk de activiteit was. Er is een mogelijkheid om foto’s te plaatsen op Facebook op of de website. Stem dit af met de communicatiecommissie.

Stap 8: Declareer gemaakte kosten bij administratie@rijnhuyse.nl.

Algemeen

  • Ik wil foto's maken tijdens mijn evenement. Mag dat?
    Je mag altijd foto’s maken. Het publiceren van deze foto’s mag alleen wanneer er geen bewaar is gemaakt door de betrokkenen. Dit geldt vooral voor evenementen waarbij niet-leden betrokken zijn. Aan te raden is om bij inschrijving deelnemers te wijzen op het volgende: “Bij activiteiten van Tennisvereniging Rijnhuyse worden foto’s gemaakt en deze worden gebruikt voor eigen publicatiedoeleinden. Mocht je hiertegen bezwaar hebben, dan dien je dit vooraf kenbaar te maken aan de organisatie van de activiteit. Foto’s die gemaakt worden door Tennisvereniging Rijnhuyse mogen niet zonder toestemming door derden worden gepubliceerd.”

Communicatie

 

 

Sponsors

 

Clubhuis 

 

  • Ik wil graag dat er bardienst is. Hoe regel ik dat?
      Die indeling van de bardiensten kun je vinden op afhangbord.nl. Mocht er nog geen bardienst geregeld zijn voor jouw evenement, neem dan contact op.
  • Hoe krijg ik toegang tot het clubhuis?
     Je hebt een sleutel nodig om het clubhuis in te kunnen. Elke commissie heeft een sleutel. Vindt jouw evenement plaats tijdens de aanwezigheid van een normale bardienst, dan is er normaal gesproken geen sleutel nodig. Mocht je problemen hebben met de toegang, dan kun je contact opnemen met de sleutelhouder van die week.
  • Wat zijn de regels voor het aanmaken van een bon?
    • Een bon kan en mag alleen worden aangemaakt als eerst een geldige spelerspas, rijbewijs of ander geldig identiteitsbewijs wordt ingeleverd.
    • De naam van een bon (voornaam + achternaam) moet overeen komen met de spelerspas of identiteitsbewijs.
    • Een bon kan alleen op naam van een volwassene worden gezet.
  • Hoe betaal ik een bon (in delen)?
    • Een bon kan in delen worden betaald. Dat kan met de functie ‘Voorschot’. (Let op! De functie ‘deelbetaling’ is inmiddels geblokkeerd, omdat deze niet flexibel genoeg is). Door de knop ‘Voorschot’ te gebruiken, kan een deelbedrag worden betaald op de bon. Dit kan zo vaak als nodig totdat de bon in zijn geheel is voldaan.
    • Een bon of een losse transactie (per ongeluk) annuleren kan inmiddels niet meer. In het uiterste geval, moet bij een issue de clubhuiscommissie worden geraadpleegd voor het oplossen daarvan.
    • Een spelerspas of identiteitsbewijs wordt pas teruggegeven als de bon volledig is voldaan.
  • Hoe zet ik het alarm uit of aan?
    Een instructie van het alarm vind je hier. Let op! Je hebt wel een sleuteltje nodig om het alarm aan te zetten. Iedere commissie heeft zo’n sleutel. Mocht je die niet hebben, neem dan contact op met de clubhuiscommissie.
  •  

     

     

     

    Park

      

    • Wanneer zijn de banen bespeelbaar?
      Ondanks dat onze smashcourtbanen alle seizoenen bespeelbaar zijn, is er een aantal uitzonderingen. Kort gezegd kan je niet spelen wanneer er een ijslaag(je) op de baan ligt. Niet alleen is dat gevaarlijk voor de spelers, het is ook slecht voor de banen. Om duidelijkheid te geven over de winterse omstandigheden waarin je wel en niet mag spelen, staat hieronder een aantal situaties omschreven.
      Let op! Soms mag de baan (technisch gezien) bespeeld worden, maar is het niet verstandig om dit te doen. Controleer altijd of de baan niet te glad is om te voorkomen dat spelers uitglijden en zich blesseren of bezeren. Tijdens de training zal de trainer, in overleg met de technische commissie, bepalen of de banen bespeelbaar zijn.
       
      Wel spelen
      • Kale of droge vorst: tennisbaan kan iets harder aanvoelen, maar is bespeling geen probleem.
      • Rijp: rijp is witte aanslag die wordt veroorzaakt door het neerslaan en bevriezen van waterdamp in de lucht. Bij rijp mogen de banen bespeeld worden.
      Niet spelen
      • IJzel: ijzel is regen die bevriest zodra het in aanraking komt met een bevroren oppervlak. Dit zorgt voor een ijslaag op de banen. Niet alleen worden de banen dan te glad om op te spelen, maar het is ook schadelijk voor de banen.
      • Sneeuw: wanneer er sneeuw op de baan ligt mag er niet getennist worden, omdat je de sneeuw dan in de smashcourtmat trapt en dan kan er een ijslaag ontstaan.
      • Opdooi: wanneer het dooit en het dooiwater kan niet weg, dan kan er een ijslaag ontstaan. Door de ijslaag kan het water niet weg. Wanneer er water op de baan blijft liggen, dan mag er niet gespeeld worden. Wanneer er geen water op de baan staat en de baan is verder droog en schoon, dan kan er wel weer gespeeld worden.
    •