Fijn-Pijn-Medicijn

Tijdens de laatste Fijn-Pijn-Medicijn bijeenkomst op zaterdag 7 november 2015 is een viertal onderwerpen besproken. Naar aanleiding van die bijeenkomst zijn of worden op korte termijn acties ondernomen. Die vier onderwerpen waren: 1. Communicatie; 2. Vrijwilligers; 3. Bardiensten; 4. Schoonmaak clubhuis. Ook de knltb kijkt mee. Zij vinden het zo interessant dat ze er een artikel plaatsten op een van hun websites. Want een club als Rijnhuyse, daar kunnen andere nog wat van leren. En dat is natuurlijk ook zo, maar het kan altijd beter, vandaar deze bijeenkomst.

Communicatie
Bij communicatie was de conclusie dat de commissies te veel op hun eigen eilandjes zitten en er te weinig contact en overleg is tussen commissies onderling. Veel activiteiten vragen om samenwerking tussen commissies. Het bestuur heeft besloten om een overzicht van de activiteiten te maken die vragen om samenwerking tussen commissies en daarbij aan te geven welke commissies bij de diverse activiteiten betrokken moeten worden. Ook zal worden aangegeven welke commissie dat coördineert. Op welke wijze dat gebeurt zal in overleg tussen de betrokken commissies moeten worden uitgewerkt.

Bij de interne communicatie wordt als pijnpunt ervaren dat de commissies i.v.m. de privacy en de huisstijl niet beschikken over ledenlijsten om rechtstreeks met hun doelgroepen te kunnen communiceren. Mededelingen aan de doelgroepen via Nieuwsbrieven bereiken niet altijd op tijd die doelgroepen. Ook de toegankelijkheid van de site wordt niet optimaal gevonden. Over de externe communicatie is vooral opgemerkt dat Rijnhuyse opvallend vaker in de media te vinden is dan de andere tennisverenigingen in Nieuwegein.

Acties
– Een van de bestuursleden zal zich specifiek gaan bezighouden met communicatie in al zijn geledingen.
– Mededelingen voor doelgroepen op tijd aanleveren.
– De Communicatiecommissie zal de planning voor de communicatie vanuit de commissie (activiteiten) afstemmen met de commissies.
– Voor het gericht benaderen van deelnemers aan een activiteit kan de communicatiecommissie de mailadressen beschikbaar stellen.
– Over de inrichting van de site vindt overleg plaats. Eventueel foto’s en namen van de commissieleden.

Vrijwilligers
In hoofdzaak zijn twee punten besproken.
a. Hoe krijgen we meer vrijwilligers voor de commissies en werkgroepen.
b. Het kiezen door vrijwilligers welk vrijwilligerswerk zij willen doen. De opvatting hierover verschilt.

Acties
– het bestuur bekijkt de mogelijkheid om bij de uitvoering van activiteiten van de commissies meer vrijwilligers te betrekken. Kern daarbij is het zoeken naar afgebakende taken;
– de verenigingstrainer zal bij de trainingsgroepen informeren naar de bereidheid om vrijwilligerswerk te doen, met hen zal dan contact worden opgenomen (informeren naar voorkeur);
– bij aanmelding ( aanmeldingsformulier ) aangeven of men vrijwilligerswerk wil doen en zo ja wat.

Bardiensten
Daarover zijn vele opmerkingen gemaakt, zoals motivatie, betere introductie (voorlichting ), niet opkomen, tijdig horen wanneer je bardienst hebt.

Actie
Het bestuur heeft in het voorjaar een werkgroep ingesteld met o.m. als opdracht de regeling voor de bardiensten te bekijken. Naar verwachting zal de werkgroep nog dit jaar een voorstel doen aan het bestuur voor een betere regeling van de bardiensten met voorstellen voor de korte termijn en voorstellen voor de langere termijn.

Schoonmaak clubhuis in eigen beheer
Algemeen is de opvatting dat de kwaliteit gewaarborgd moet zijn. Er zou een keuzemogelijkheid kunnen zijn tussen schoonmaak en b.v. bardienst of baanonderhoud. Wat kan wel en wat kan niet door vrijwilligers.

Actie
Door een deskundig lid van de vereniging is een rapport opgesteld waaruit blijkt wat aan schoonmaakwerk gedaan moet worden en met welke frequentie. Op basis van dit rapport zal in het voorjaar van 2016 door een werkgroepje advies aan het bestuur worden uitgebracht waaruit moet blijken wat wel en niet door vrijwilligers kan worden gedaan en wat de kosten zullen zijn.